Een nieuwe medewerker… of meer doen met bestaande medewerkers?

In een vorige blog beschreven we hoe je als werkgever aantrekkelijker kunt zijn voor nieuwe medewerkers. Maar wat doe je als de arbeidskrapte blijft? Een alternatief is dan om bestaande medewerkers een interne carriereswitch aan te bieden. Het saaie werk wat ze deden wordt in dit geval ingeruild voor aangenamere werkzaamheden…

Automatiseer alles wat routinematig is

Er komt tijd vrij voor leukere en interessantere werkzaamheden als alles wat routinematig is geautomatiseerd wordt. Door dat te doen bestaat er een kans dat je helemaal geen nieuwe medewerker nodig hebt. Je verdeelt het werk opnieuw onder bestaande Fte’s. Wie zich erin verdiept zal ervaren dat er vaak onnodige processen bestaan die niet door menselijke handen of hersenen uitgevoerd hoeven te worden.

De inzet van laagdrempelige apps

Met Microsoft PowerApps zijn allerlei werkstromen te digitaliseren en te automatiseren. Daardoor heb je bijvoorbeeld geen tijd van een administratieve medewerker nodig om declaraties en urenregistraties te verwerken. De app, die razendsnel gebouwd kan worden, doet deze registraties voor jou en je collega’s. Nog een voorbeeld: de vacature voor de nieuwe assistent op de HR-afdeling, die zou gaan helpen bij onboadingsprogramma’s, wordt bij nader inzien ook niet ingevuld. Je raadt het al…ook een terugkerend of repeterend onboarding-proces kan in een slimme app gegoten worden.

Automatiseren met Microsoft PowerAutomate

Voorheen heette het Microsoft Flow. PowerAutomate is software om allerlei bedrijfsprocessen mee te automatiseren. Onnodige werkzaamheden zijn bijvoorbeeld verplaatsingen van gegevens van het ene naar het andere systeem. Vaak gebeurt dit handmatig, waardoor er ook menselijke fouten kunnen ontstaan. Maar waarom zou je de op email binnenkomende opdracht van de klant niet gelijk automatisch en foutloos in het desbetreffende CRM systeem laten opslaan? PowerAutomate doet dat voor je en nog veel meer.

Er is nog iets wat repeterend is: herinneringen. Een collega zou een bepaalde taak uitvoeren, of een klant heeft nog niet de rekening voldaan. Voor al dit soort achterstallige taken zijn nog steeds de hersenen van vele administratieve medewerkers actief. Dit soort dagelijkse herinneringen kan je natuurlijk ook gewoon door de software laten sturen. Zelfs ‘hartelijk dank voor de betaling’ kan een automatisch bericht zijn.

Nog meer slims?

ICoTec is gesprekspartner voor het automatiseren van routine. Het kan al om iets simpels gaan als het aanmaken van templates. Zodat er op een herkenbare manier met klanten gecommuniceerd wordt. Er bestaan ook apps die je helpen bij vertalingen. Je hoeft er niemand voor aan te nemen of in te huren. Automatisering kan ook gaan over het slim organiseren van verouderde versus actuele informatie. Dat doen we onder andere voor Norm Finance uit Amsterdam. In deze case study lees je er alles over.

Heb je per se een nieuwe medewerker nodig? Wie weet hebben we je aan het denken gezet.