Het borgen van vertrouwelijke informatie met Azure Virtual Desktop

Case study: Norm Finance – Amsterdam

In het vakgebied van financiële, juridische en fiscale dienstverlening is werken in een veilige en stabiele IT-werkomgeving cruciaal. Er is bijvoorbeeld veelvuldig sprake van allerlei wet- en regelgeving (compliance), zoals het beschermen van privacygevoelige gegevens. Robbert Quint, directeur van Norm Finance uit Amsterdam, vertelt over zijn belangrijkste uitdagingen en de manier waarop hij en zijn collega’s, door ICoTec werden geholpen.

De grootste uitdaging

“Alles wat we doen heeft zowel te maken met vertrouwelijke informatie van natuurlijke personen, als rechtspersonen (zoals bv’s en cv’s). Met ons ervaren team ondersteunen wij het Midden- en Kleinbedrijf, vastgoedinvesteerders, private equityfondsen en buitenlandse ondernemingen met een vestiging in Nederland. Onze werkzaamheden zijn daardoor nagenoeg altijd confidentieel. Het kan in ons vakgebied bijvoorbeeld gaan over geplande overnames, bedrijfswaarderingen en contractinformatie, maar ook over jaaropgaven, overzichten van spaargelden of een effectenportefeuille. De grootste uitdaging is daarom dat we altijd moeten werken in een veilige werkomgeving. Simpel gezegd betekent dat er niets in verkeerde handen mag vallen. Maar zo eenvoudig is dat niet. Cybercriminaliteit neemt helaas toe en ook een laptop kan gestolen worden”, vertelt Robbert.

Daarnaast bleek er nog een uitdaging te zijn; het is voor Norm Finance ook van belang dat medewerkers altijd en overal, in een hybride omgeving, snel toegang hebben tot bedrijfs- en klantinformatie.

De oplossing: een virtuele gemanagede IT-werkomgeving

Voorafgaand aan de geleverde oplossing werd er eerst een functioneel ontwerp gemaakt. Tijdens een uitgebreide inventarisatie werden de behoeften van gebruikers, op diverse afdelingen, geïnventariseerd. Daarna was het moment om een advies uit te brengen en te gaan bouwen.

Om veilig, stabiel en snel te werken is Azure Virtual Desktop aan Norm Finance geleverd. Wat normaal gesproken op een PC of laptop draait blijft nu in een centrale en veilige omgeving. Dit is hoe Robbert het uitlegt: “Feitelijk is onze hardware ‘dom’, het is slechts een middel waarmee we op een veilige manier, via multifactor authenticatie, inloggen op een cloudomgeving die ons de gewenste functionaliteiten biedt. Dat gebeurt overigens ook op individueel niveau, want niet iedereen gebruikt dezelfde applicaties. Als voorbeeld kon ik vanaf mijn vakantieadres met mijn iPad inloggen om een interne goedkeuring te geven. ICoTec zorgt ervoor dat gebruikte apparaten geautoriseerd worden en van gedoe met ouderwetse VPN-sleutels is gelukkig geen sprake meer. De transitie naar Microsoft Azure Virtual Desktop betekent voor mij  dat ik met de meest eenvoudige laptop, een internetverbinding en een opgeladen batterij alles kan doen wat nodig is.”

“Wat wij zijn als financieel verlengstuk voor onze klanten, is ICoTec dat voor ons op het gebied van veilige werkplekken. Focus hebben op datgene waar je goed in bent is wat ons bindt. Ik waardeer de volledige ontzorging, het meedenken over informatieopslag  en de snelheid van een zeer adequate helpdesk. Er altijd zijn wanneer het nodig is, zo noem ik het.”

Robbert Quint, directeur Norm Finance

Een intensieve samenwerking

Naast veiligheid en stabiliteit is snelle  toegankelijkheid tot informatie van  belang. Daar bleek een uitdaging te ontstaan, die voortkwam uit de groei die Norm Finance doormaakte. In de loop van de jaren was er namelijk in een SharePoint omgeving zoveel gigabytes aan data opgeslagen dat er vertraging ontstond als deze gegevens bijvoorbeeld vanaf een thuiswerkplek ingezien moesten worden. “ICoTec adviseerde ons om samen te onderzoeken welke mappen nauwelijks aangeraakt worden. Vervolgens werden deze bestanden niet vernietigd, maar bewaard volgens wet- en regelgeving en in een digitaal archief opgeslagen. Wat niet of nauwelijks gebruikt wordt,  wordt nog steeds opgeslagen maar niet meer gesynchroniseerd.” Dit advies zorgde voor een snelle toegang tot actuele informatie die Robbert en zijn collega’s dagelijks nodig hebben. Door periodieke rapportagebesprekingen wordt telkens onderzocht of er verbeteringen aan te brengen zijn op het gebied van veiligheid en snelheid.

Resultaten

• Veilige werkplekken in een virtuele Microsoft Azure omgeving.
• Volledig IT beheer met een 24/7 beschikbare helpdesk.
• Het borgen van vertrouwelijke klant- en bedrijfsdata.
• Hybride werken: een snelle toegang tot bestanden, ongeacht de werklocatie.
• Geen IT zorgen, maar focus op financiële, juridische en fiscale dienstverlening.

Over Norm Finance

Norm Finance is een one-stop-shop voor een breed aanbod aan financiële, juridische en fiscale diensten. Ze zijn sterk in de corporate markt, maar fungeren ook als het verlengstuk van scale-ups waarbij de administratieve druk is toegenomen, maar er nog geen CFO in dienst is voor de dagelijkse financiële zaken. Norm Finance is daarmee meer dan een traditioneel accountskantoor: ze nemen administratieve, juridische en fiscale processen desgewenst volledig uit handen, zodat de client zich kan richten op het ondernemen. Finance is geen last, maar een lust voor hen. Ze doen het met veel plezier en toewijding ‘as a service’…